Interim locatiemanager bij verpleeghuis

Een verpleeghuis besluit te reorganiseren. De Raad van Bestuur gaat akkoord met de adviezen van de Regiomanager met betrekking tot de verpleeghuislocatie. Om invulling te (kunnen) geven aan het reorganisatieproces bestaat de behoefte aan een locatiemanager met specifieke ervaring, kennis en competenties.

Aandachtspunten voor de interim manager zijn:

• Goedkeuring krijgen voor – en uitvoering geven aan – het reorganisatieplan;
• Invoering van de noodzakelijke structurele en culturele veranderingen in verband met ‘kleinschalig wonen’;
• Ontwikkeling van aanvullende acties om het verpleeghuis financieel en kwalitatief gezond te maken;
• Maken van heldere resultaatafspraken met betrokken managers op basis van hun verantwoordelijkheidsgebied;
• Toetsing van deze afspraken en het nemen van extra maatregelen bij het niet bereiken van de gewenste resultaten.

De locatiemanager vervult de functie ad interim tot het moment dat het proces is geïmplementeerd. Pas dan zal de organisatie op zoek gaan naar een vaste locatiemanager.

De interim locatiemanager start met het bestuderen van het reorganisatieplan en de beschikbare beleidsstukken en voert gesprekken met de directeur en diverse sleutelpersonen. Om vervolgens tot de conclusie te komen dat eigenlijk bijna alle plannen kant en klaar op de plank liggen om te worden ingevoerd. Binnen de organisatie heeft men bovendien al een goed beeld van de (bedrijfs)cultuur die zou moeten ontstaan. Uit de beschikbare management-informatie blijkt al duidelijk waar zorgelijke onderdelen zitten.

De interim locatiemanager maakt een analyse. Op basis daarvan formuleert de opdrachtgever, in samenspraak met de interim locatiemanager en de consultant van FunktieMediair, de prioriteiten voor de opdracht. De locatiemanager stelt een plan van aanpak op en benoemt daarin de belangrijkste doelstellingen en acties die nodig zijn om de reorganisatie te realiseren. Dit maakt duidelijk wat de belangrijkste taken (of opdrachten) zijn voor de interim locatiemanager:

• Reorganisatie van de verpleeghuislocatie. Doelstelling: een geïmplementeerd zorgverleningsconcept gebaseerd op vraagsturing, kleinschaligheid, het maatschappelijk model.
• Terugdringen ziekteverzuim. Doelstelling: een duidelijke daling van het ziekteverzuim.
• Organisatiecultuur-verandering. Doelstelling: het creéren van een waarden-gedreven organisatie waarin de medewerkers duidelijk omschreven waarden nastreven op instellingsniveau en leidinggevend niveau.
• Hogere productie en reductie van kosten. Doelstelling: beperken van het begrotingstekort, realiseren van 100% productie, het in kaart krijgen van oorzaken van kostenoverschrijding en het bepalen van concrete acties daartegen.

Dit plan van aanpak vormt de basis voor de opdracht van de interim locatiemanager.

De resultaten die de interim manager realiseert zijn:

• De implementatie van het zorgverleningsconcept ‘kleinschalig wonen’ en de inbedding daarvan in de organisatie.
• Een verlaging van het kortdurend ziekteverzuim, mede door het invoeren en handhaven van voorwaarde-scheppende instrumenten zoals een verzuimtraining voor leidinggevenden, het opstellen van duidelijk ziekteverzuimbeleid en handhaving van structurele acties n.a.v. dit beleid.
• Inbedding van belangrijke waarden in de organisatie, welke noodzakelijk zijn een gezonde organisatiecultuur, en commitment van medewerkers aan deze waarden. Belangrijk keerpunt is dat managers en teamleiders (sleutelpersonen en ambassadeurs) dit nu daadwerkelijk uitdragen en hierin een voorbeeldrol vervullen.
• De productie voor wat betreft het verpleeghuis en dagverzorging op 100% bezetting gerealiseerd.
• Invoering van een adequaat formatieplan in relatie tot de inzet van uitzendkrachten (kostenreductie).
• Inzicht in meerkosten als gevolg van schoonmaak/verhuisbewegingen door nieuw- en verbouw.
• Daling in overschrijding bewonersgerichte kosten en medische kosten.
• Duidelijkheid inzake calculatie meer/minder kosten kleinschalig wonen en duidelijkheid inzake projectfinanciering voor implementatie kleinschalig wonen.